Чому вартості кілометра замало
Вартість перевезення на кілометр — показник важливий, але короткозорий. Він чесно каже, скільки ви платите, і повністю мовчить про головне: що ви за ці гроші отримуєте.
Буває, що компанія тримає найнижчу вартість кілометра на ринку — і поряд із цим втрачає клієнтів через зірвані строки, переплачує за доплати, яких ніхто не перевіряє, ловить збитки на помилках у документах. Тому жива система KPI ніколи не стоїть на одній цифрі. Вона спирається одразу на чотири речі: гроші, час, надійність, якість. Прибрати будь-яку — і конструкція хитається.
Скільки ви платите і за що
Перша група — про гроші. Її завдання просте: показати, де бюджет розійшовся з планом.
- Вартість на км і тонно-км. Тільки не «в середньому по компанії», а по кожному маршруту й перевізнику окремо. Середнє однаково ховає і найкращих, і найгірших — користі з нього мало.
- Частка додаткових нарахувань — доплати, простої, штрафи у відсотку від рахунку. Орієнтир — до 8–10%. Усе, що вище, перестає бути випадковістю й стає системою.
- Вартість порожнього пробігу. Скільки ви платите за кілометри, на яких нічого не везете.
І те, без чого решта не варта нічого, — аудиторський рефлекс. Кожна доплата мусить відповісти на питання «чим підтверджено?». Кожна витрата — лягти на конкретний рейс і замовлення. Інакше показники красиві, але вірити їм не можна.
Де процес втрачає час
Друга група показує, на якому кроці логістика буксує. Тут список зайвий — важливіше зрозуміти три речі. Перша: який повний цикл доставки від підтвердження замовлення до вручення, і де всередині нього — у підготовці, навантаженні, транспортуванні чи розвантаженні — сидить відхилення. Воно завжди в одному конкретному місці, а не «скрізь потроху». Друга: скільки в середньому простоює транспорт під навантаженням і розвантаженням; платний цей час чи ні — питання договору, але ефективність парку він з'їдає в будь-якому разі. І третя, найпростіша на вигляд: якщо клієнт чекає доставку у вікні з 9:00 до 12:00, скільки рейсів реально в нього вкладається.
OTIF — головна цифра транспорту
Третя опора — надійність, і найкраще її описує OTIF (On-Time In-Full). Питання, на яке він відповідає, майже дитяче: клієнт отримав те, що замовив, у потрібній кількості й вчасно?
Формула проста: доставки вчасно і в повному обсязі поділити на всі доставки, у відсотках. А дисципліна за нею — ні. Привезли вчасно, але не все — це не OTIF. Привезли все, але із запізненням — теж не OTIF. Зараховується тільки «і те, й інше» разом.
У цій безкомпромісності вся його сила: він не дає сховати часткову невдачу за гарним середнім. Цілі залежать від галузі — ритейл і FMCG від 95%, виробництво від 97%, фармацевтика від 99%.
Поряд із OTIF тримайте ще дві речі: частоту перепланувань (норма — до 5%, вище означає проблему або з плануванням, або з готовністю вантажу) і вже згадану частку порожніх пробігів.
Якість, якої не видно у фінзвіті
Четверта група ловить те, що до грошей доходить із затримкою. А коли доходить — виправляти вже дорого.
- Документообіг — відсоток рейсів із коректними ТТН, CMR, актами. Одна помилка в документі тягне за собою затриману оплату, претензію, іноді штраф.
- Претензії — кількість на 1000 рейсів. Дивитися треба на динаміку; абсолютна цифра сама по собі мало що каже.
- Інциденти — пошкодження, зрив температурного режиму, питання безпеки.
- Повернення й відмови від приймання — скільки доставок клієнт не прийняв і чому. Часто це перший сигнал проблеми, яку інші метрики ще не зловили.
Як зібрати це у звітність
І останнє. Універсального набору KPI не існує — те, що диспетчер мусить бачити щодня, директору не потрібне, і навпаки. Тому звітність працює лише трирівнева:
- Щодня, операційний рівень — OTIF дня, рейси з відхиленнями, простої. Для диспетчера й логіста.
- Щотижня, тактичний — KPI по маршрутах і перевізниках, частка доплат, тренди. Для керівника логістики.
- Щомісяця, стратегічний — усі чотири виміри в динаміці, проти цілей. Для директора.
І умова, без якої вся ця конструкція розсипається: дані мусять підтягуватися автоматично з TMS або WMS. Ручний збір в Excel — це гарантована затримка й помилка, а отже KPI, яким усе одно ніхто не повірить.